随着大数据时代的到来，许多领域逐渐数字化，档案管理也面临着向大数据时代转型的挑战。为了充分保证档案信息的安全、完整，充分发挥档案信息的资源价值，有必要积极探索和思考如何充分利用大数据做好档案管理。本文梳理了当前单位档案管理中存在的一些主要问题，进一步探讨了相关策略，提高了事业单位档案管理的质量和水平，充分利用人事档案提供的准确信息进行人事管理，合理匹配资源，为单位的长期发展提供可持续动力。

在大数据时代，各行各业都认识到了数据的重要性，并通过引进技术、培养人才、创新工作方法等措施挖掘了自己的数据资源。对于事业单位的档案管理，在大数据时代，先进技术为单位建立了数据管理平台，提供了更高效、更方便的管理工具，实现了档案信息资源的有效开发和利用；另一方面，单位内部档案管理部门存在诸多缺点，难以充分发挥数据技术的作用和效率。在此基础上，事业单位要顺应时代发展趋势，创新工作模式，推进档案管理改革。

一、大数据时代做好事业单位档案管理的重要性

在大数据时代，公共机构档案资源的价值逐渐受到重视。利用现代技术建立档案收集、存储和共享的载体，有效整理、开发、管理和合理利用档案信息，对公共机构的管理具有重要的现实意义。

一是提高人事管理效率。人事档案管理是事业单位档案管理的重点。人事档案包括出生年份、身份证号码、工作时间、工作变动、工资调整等信息，是人事管理的主要参考，也是保护职工合法权益的基本依据。这些人事档案一旦保存利用不当，会对事业单位的人事管理产生一定的负面影响。因此，在大数据的背景下，利用技术手段加强人力资源的分类、开发和利用，可以促进档案管理从纸质时代向数字时代的转变，确保人事档案的完整性和完整性，支持合理的开发利用，提高公共机构的人事管理水平。

二是有利于事业单位有效利用档案信息资源。大数据时代的到来，促进了事业单位档案信息系统的建设，使传统的纸质档案以数字化的方式呈现，扩大了设计内容。目前，信息已成为利用大数据技术开发档案的重要资源，充分发挥档案的价值，提高机构管理者对档案和档案管理部门的重视，进一步促进档案信息资源的发展，形成良性循环[1]。

三是促进事业单位管理现代化。在现代社会的发展中，公共机构需要建立快速的社会服务反应机制和决策机制，以有效发挥其职能，确保公共服务的质量，建立反应机制和决策机制需要足够的信息资源。在这种需求的背景下，档案信息资源的开发利用是合乎逻辑的，公共机构可以逐步提高信息档案管理的现代管理水平。

二、事业单位档案管理存在的一些问题

档案管理在公共机构中占有重要地位。然而，随着大数据时代的到来，档案管理正面临着从纸质时代到数字时代的转变，这一过程中暴露出的一些问题也更加突出。具体表现如下：

一是部分领导对档案管理重视不够，思想观念难以适应大数据时代的要求。目前，在公共机构管理中，档案管理处于边缘化状态，管理模式长期无法改变。传统观念和思维模式的约束使管理者对档案的价值缺乏充分的理解。这导致大数据时代档案管理改革进展缓慢，档案管理人员缺乏科学思想的指导，档案信息资源的价值无法充分发挥。

二是档案管理人员的人员结构有待优化。大数据时代对事业单位档案管理人员的综合素质提出了更高的要求，但管理人员专业化比例较低。例如，一些公共机构忽视了对档案管理人员的培训，使一些人员难以适应大数据时代的要求；缺乏全职档案管理人员或兼职人员，无法集中精力参与档案管理。这将影响档案的信息管理和事业单位的整体管理效率。

第三，档案管理存在一定程度的安全问题。档案管理需要一个安全的物理环境，但部分事业单位对档案管理投入不足，档案保存不当，造成损坏和丢失；对事故防灾措施的准备不足，特别是在信息化背景下，部分机械设备管理不到位，导致数据丢失。这种管理状态无疑给档案资源的保管、开发和利用带来了安全隐患，影响了档案管理的有效转型。

三、大数据时代做好事业单位档案管理的相关策略

(一)与时俱进，转变档案管理思维和理念

大数据时代给事业单位的档案管理带来了深刻的变化。作为领导者，要与时俱进，改变思维方式，充分重视档案管理；档案管理人员也要积极进取，落实改革措施，推进档案管理信息化建设。

(二)加强资金投入，推进档案管理信息化建设

在大数据时代，为了做好档案管理，实现工作转型创新，公共机构需要必要的资金投资作为保障。在此基础上，公共机构应加强预算管理，合理安排资金投资，确保投资的有效性。

一是加强人员队伍建设的资金投入。档案管理人员在大数据时代面临着转型发展的要求，必要的资金投入不仅可以促进自身发展，还可以满足事业单位利用档案信息资源的新要求。在此基础上，公共机构应根据档案人员的定期培训要求分配资金，优化资金使用结构，建立适应大数据环境的档案管理团队。二是加强引进先进技术的资金投入。事业单位应当认识到信息技术在档案信息资源开发中的作用，积极吸收国内外先进技术，及时引进，做好系统管理和维护，支持档案管理改革。最后，加强基础设施建设投资，根据需要购买扫描仪、相机、打印机、复印机等设备，优化档案部门的物质环境，确保档案信息质量。

（3）优化管理方法，加强档案信息资源的开发利用

公共机构应积极引进信息技术，建立信息管理平台，促进档案从纸质时代向大数据时代的转变，利用数据挖掘技术合理开发和利用档案资源。公共机构可以通过引入专业软件建立档案管理系统，实现从纸质档案到电子档案的全生命周期管理，实现电子档案收集、生成、归档、借阅、统计、使用、识别、销毁的全过程管理[2]。

在技术支持下，档案管理人员可以通过各种方式和渠道自动获取档案，实现电子档案的及时归档；为相关部门提供各种维度和类型的检索方法，准确定位，提高档案信息的有效利用；利用软件文件防篡改功能，确保档案安全。

（4）加强人员培训，建立专业的档案管理团队

建立专业的管理团队是事业单位在大数据时代实现档案管理转型的重要保障。事业单位在档案管理队伍建设中，应当做好以下工作：一是加强专业人员的选拔，建立专兼结合的档案管理队伍。公共机构应根据大数据时代的特点，完善档案管理人员的准入制度，严格控制准入门槛，不断优化年龄结构、职称结构、教育结构和专业结构，确保管理人员的整体素质；根据工作需要及时吸收新人，优化管理团队结构，协调全职和兼职关系，确保管理数量和工作质量。二是加强档案管理人员的培训，促进管理人员尽快适应大数据时代的要求。例如，公共机构应通过线上线下渠道定期组织档案管理人员的培训。培训内容应包括宏观政策，如大数据对经济社会发展和档案工作的深远影响、新一代信息技术在档案工作中的应用、新修订的档案法档案信息化专章解读、档案信息化相关重要标准解读等；还应包括实际操作内容，如传统载体档案数字化、电子文件归档与电子文件交接、电子文件管理与开发、事业单位数字文件室建设等。培训完成后进行考核，结果作为职称评定和岗位聘用的重要依据[3]。培训完成后进行考核和评估结果作为员工职称评估和就业的重要依据[3]。三是完善激励机制，调动档案管理人员的积极性。事业单位要兼顾物质激励和精神激励，加强人文关怀，优化管理氛围，促进档案管理转型的积极性。

四、结语

简而言之，在大数据时代，信息技术的有效利用给公共机构的档案管理带来了方便、快速、高效的工作环境和条件，但也促进了档案管理的信息水平。公共机构应符合大数据时代的要求，改变档案管理的思维和理念，促进管理实践的有序发展，加强档案管理的转型，更好地适应大数据时代的环境。

参考文献：

[1]史菲.完善事业单位档案管理信息化建设的方法和策略[J].2022(03)数字通信世界:176-178.

[2]邓方.大数据时代事业单位档案管理创新路径[J].2021(20)办公业务:124-125.

[3]王媛.探讨大数据时代事业单位档案管理的创新[J].2019年(25)长江丛刊:114 116.

樊杰 阿勒泰金融媒体中心

作者简介：

范杰(1973-)，女，新疆阿勒泰市人，本科学历，副研究馆员，研究方向:档案管理。